Definiendo a la Gestión de Proyectos o Project Management en pocas palabras, podemos decir que se trata de la práctica de organizar y ejecutar un proceso de trabajo para un proyecto de manera efectiva, sin importar cuál sea la industria en la que se está desarrollando.
Tengamos en cuenta que todo proyecto es un emprendimiento temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio. Básicamente es un conjunto de tareas que deben cumplirse progresivamente hasta alcanzar el objetivo de entregar ese producto o servicio y que, usualmente, no es una sola persona la que lo lleva adelante, sino un equipo de trabajo en donde cada integrante cumple una función determinada.
Para que el proceso fluya con la menor cantidad de inconvenientes posibles y el éxito final del proyecto esté garantizado, es fundamental contar con la presencia de un Project Manager, ya que son profesionales capacitados y con grandes habilidades de liderazgo.
Si bien hoy en día existen numerosas herramientas a disposición de todos, que nos permiten asignar tareas y darles seguimiento, o que nos facilitan la colaboración entre los departamentos involucrados; el Project Manager se destaca en su preparación para enfrentar los desafíos que se puedan presentar.
Por esta razón es que aseguramos que los Project Managers desempeñan un papel crucial en el éxito de cualquier iniciativa.
Sin embargo, nos parece importante diferenciar cuáles son las principales tareas que cumple dentro del proyecto y cuáles son las características que van a permitirle a todo Project Manager destacar su perfil profesional. Es decir, las llamadas “habilidades duras” y “habilidades blandas”.
En este artículo abordaremos:
Qué son las hard skills y las soft skills en la Gestión de Proyectos
Antes de sumergirnos en los detalles esenciales, es importante comprender la distinción entre las hard skills (habilidades duras) y soft skills (habilidades blandas) en la gestión de proyectos.
En primer lugar, diremos que las hard skills se refieren a conocimientos técnicos específicos de gestión de proyecto, como la planificación de proyectos, la gestión de presupuestos o, en ciertos casos, la comprensión de herramientas de software.
Si bien las tareas del Project Manager pueden variar según la industria en la que se esté desenvolviendo el proyecto, o de la metodología que se esté aplicando para su desarrollo, las habilidades duras son fundamentales para el funcionamiento eficaz y eficiente del proyecto en términos de planificación, ejecución y control.
Dentro de esta clasificación podemos englobar al dominio de los procesos, como la iniciación del proyecto, la planificación, ejecución, seguimiento y control de las tareas, la comunicación y la gestión adecuada e integral de riesgos, por nombrar algunas.
Continuando con la diferenciación entre habilidades duras y blandas, podemos afirmar que estas últimas son intangibles o no técnicas.
Al igual que las habilidades duras, también se pueden ir adquiriendo y aprendiendo con la experiencia, pero la diferencia radica en que, sobre todo, están vinculadas a cuestiones interpersonales, ya que ayudan a la relación entre los integrantes del equipo de trabajo, mejorando la colaboración entre ellos.
Sobre estas habilidades es que nos interesa enfatizar.
7 soft skills para destacar como Project Manager
Las soft skills combinadas con los conocimientos técnicos en gestión de proyectos, permite a los profesionales de la Gestión de Proyectos destacar su perfil del mercado laboral.
Las soft skills, tienen que ver más con los dominios de las personas y del entorno organizacional en el que se realiza el proyecto.
Para poder elegir un equipo adecuado, gestionarlo y dirigirlo durante todo el proyecto, además de gestionar relaciones con personas de otros departamentos y áreas, tanto fuera como dentro de la organización, es decir un universo de interesados relacionados al mismo, y todo esto dentro de un entorno organizacional, te contamos cuáles son algunas de ellas:
Colaboración
En la gestión de proyectos, la colaboración logra mejorar el trabajo en equipo ya que, de esta manera, estamos afianzando la comunicación entre el equipo y el resultado del proyecto. Cuando podemos colaborar de manera eficaz, puedes comunicarte mejor con tu equipo y realizar un excelente trabajo.
Comunicación efectiva
Esta es una de las habilidades que más competencia genera y de las cualidades más demandadas por las empresas que buscan un Project Manager.
Tener la capacidad de comunicar y de hacerlo de manera inequívoca, precisa, ordenada, de ser abierto y honesto con los integrantes del equipo, además de habilitar a que todos expresen sus opiniones y compartan sus puntos de vista, creará un alto grado de confianza que beneficiará el resultado del proyecto.
Resolución de problemas
Cuando hablamos de resolución no nos referimos a estar en la obligación de saber todas las respuestas, sino a encontrar la manera de ampliar la perspectiva con la que se enfrentan los inconvenientes, y de aplicar métodos que faciliten el proceso.
El Project Manager tiene que entender que los conflictos aparecerán en todas las etapas de proyecto, que algunos podrá evitarlos, y otros deberá gestionarlos y abordarlos en cuanto se manifiestan, dándoles un tratamiento adecuado con el fin de obtener de ellos resultados positivos.
Para eso, el Project Manager tendrá que abordar los problemas con diferentes técnicas y estrategias que se utilizan para el rubro. Tenemos que saber que, tradicionalmente, el conflicto era percibido como algo totalmente negativo y que debía ser evitado sí o sí. Sin embargo, el punto de vista moderno es distinto, ya que considera que debe existir un determinado nivel de tensión que propicie la innovación y la creatividad.
Liderazgo
Un líder es mucho más que la cabeza del equipo que se ocupa de asignar las tareas al mismo. Un buen líder para la gestión de proyectos es aquel más colaborativo y capacitador que uno coercitivo. Tener la habilidad de liderar, también implica desenvolverse entre los compañeros de trabajo con apoyo, asesoramiento y orientación. Si bien cada Project Manager tiene un estilo propio de liderazgo, esta habilidad refuerza la confianza y la comunicación entre las partes involucradas.
Adaptabilidad
La flexibilidad y adaptabilidad son esenciales en un entorno empresarial cambiante rápidamente, en donde se pueden presentar inconvenientes internos o externos, en cualquier momento. Los Project Managers deben estar dispuestos y preparados para ajustar los planes en respuesta a nuevos datos, requisitos o desafíos inesperados. La capacidad de resolver de manera eficiente y mantener la dirección correcta a pesar de los cambios, es crucial para el éxito a largo plazo. Para eso, es necesario tener un panorama claro de todo lo que está activo en el proyecto.
Pensamiento crítico
Con pensamiento crítico, los Project Managers pueden identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en obstáculos significativos y tomar medidas proactivas para abordarlos.
Esto implica analizar información de manera objetiva, evaluar situaciones complejas y tomar decisiones fundamentadas. Esta habilidad es esencial para mantener la calidad y la integridad del proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
Gestión del tiempo
Requiere la habilidad de poder estimar adecuadamente tiempos y de establecer prioridades, plazos realistas, asegurarse de que las tareas se completen de manera eficiente y determinar cuáles son las prioridades. Un Project Manager efectivo, puede equilibrar múltiples demandas de tiempo y recursos, evitando retrasos innecesarios y garantizando que el proyecto avance según lo programado.
Cómo convertirte en Project Manager
Haciendo un repaso sobre el tema de hoy, destacamos la importancia de la Gestión de Proyectos en distintos sectores, desde la construcción hasta la tecnología y la atención médica, para asegurar que los proyectos se desarrollen de manera sistemática y efectiva.
Además, el Project Manager, como el líder central, juega un papel crucial. Este profesional experto no solo se destaca por sus habilidades técnicas para elaborar planes y procesos, sino para asignar recursos y gestionar presupuestos, y también por las habilidades blandas para liderar equipos, resolver conflictos, comunicarse efectivamente y mantener al equipo enfocado y motivado.
Su capacidad para equilibrar las habilidades blandas y las habilidades duras es clave para el éxito del proyecto y potenciar su perfil profesional dentro del mercado laboral.
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